A. PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Dalam
kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi
Perkantoran (Office Management) oleh para ahli. Dari banyak
definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi
perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),
mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan
secara tertib sesuatu hal.
Berikut ini adalah pengertian administrasi (manajemen) perkantoran menurut beberapa ahli:
# WH EVANS
Administrasi
perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan
semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan,
komunikasi, dan ingatan organisasi
# ARTHUR GREGER
Administrasi perkantoran merupakan fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisani
# WILLIAM LEFFINGWELL & EDWIN ROBINSON
Administrasi
perkantoran merupakan cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana
pekerjaan itu harus dilakukan.
# GEORGE TERRY
Administrasi
perkantoran merupakan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya
agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan
# Dra. SUPARJATI
Administrasi
perkantoran adalah proses kerja sma di dalam kantor untuk mencapai
tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen
# KALLAUS & KEELING
Administrative
office is the process of planning, organizing adn controlling all the
information related activities and of leading or directing people to
attain teh objective of the organization.
Pengertian
administrasi perkantoran. Pengertian kantor menurut para ahli. Artikel
administrasi perkantoran. Pengertian administrasi menurut para ahli
administrasi. Pengertian perkantoran. Definisi administrasi perkantoran.
Pengertian administrasi kesehatan menurut para ahli.
Pengertian
kantor. Administrasi perkantoran. Fungsi administrasi perkantoran.
Pengertian perkantoran menurut para ahli. Pengertian administrasi
kantor. Definisi kantor. Pengertian kantor menurut ahli.
Administrasi
kantor. Pengertian pekerjaan kantor menurut para ahli. Pengertian
manajemen perkantoran menurut para ahli. Pengertian pekerjaan kantor.
Para ahli administrasi. Definisi perkantoran. Peranan administrasi
perkantoran.
Istilah
administrasi. Pengertian manajemen perkantoran. Dimana pekerjaan
administrasi dilakukan. Apa siapa dan dimana pekerjaan administrasi
dilakukan. Pengertian administrasi menurut george terry. Tujuan
administrasi perkantoran. Tentang administrasi perkantoran.
Artikel
administrasi kantor. Penyelenggaraan pekerjaan kantor. Fungsi
administrasi perkantoran menurut para ahli. Defenisi perkantoran.
Artikel perkantoran. Manajemen perkantoran menurut para ahli.
Perkantoran.
Pengertian
administrasi dan contohnya. Konsep administrasi pelayanan kesehatan
menurut para ahli. Gambar gambar administrasi perkantoran. Pengertian
adm.perkantoran. Istilah perkantoran. Pengertian pelayanan administrasi.
Tujuan dan fungsi administrasi perkantoran.
Pengrtian
administrasi kantor. Konsep administrasi pelayanan kesehatan.
Pengertian dan fungsi manajemen menurut para ahli. Administrasi
perkantoran menurut george terry.
Pengertian
management perkantoran. Konsep administrasi dan artikel terkait. Menrut
para ahli administrasi. Fungsi fungsi administrasi perkantoran.
Pengertian administrasi kesehatan. administrasi. administrasi
perkantoran menurut para ahli.. Tujuan administrasi kantor. Pengertian
administrasi perkantoran parah ahli.
Penertian
administrasi perkantoran. Fungsi adm perkantoran. Konsep administrasi
pelayanan kesehatan menurut ahli. Manajemen perkantoran bisnis. Prosedur
kegiatan administrasi perkantoran. Pengertian pekerjaan administrasi.
Administrasi menurut george.
Fungsi
makalah administrasi. 10 definisi menurut para ahli administrasi
manajemen. Fungsi administrasi kantor. Definisi pekerjaan administrasi.
Manajemen perkantoran. Gambar administrasi perkantoran. Fungsi dan
peranan administrasi perkantoran.
Contoh
pelayanan administrasi menurut william. Makalah administrasi
perkantoran bisnis. Artikel administrasi. Pekerjaan administrasi kantor.
Pengertian adm perjanjian kontrak. Jelaskan peranan manajemen kantor.
Definisi administrasi menurut para ahli administrasi perkantoran.
Manajemen
perkantoran oleh ahli. Fungsi manajemen menurut para pakar. Konsep
administrasi kesehatan menurut para ahli. Manajemen perkantoran dalam
dunia bisnis. Adm perkatoran. Arti pekerjaan administrasi. Altikel
administrasi perkantoran.
Tugas
manajemen administrasi perkantoran. Kegiatan administrasi perkantoran
dalam bisnis. Mengoprasikan administrasi perkantoran. Gambar kegiatan
administrasi perkantoran. Pengertian administrasi kerja menurut para
ahli administrasi. Definisi admistrasi perkantoran. Jelaskan peranan
manajer kantor
B. Tujuan
Tujuan Kantor terdiri atas :
1.Penerima Informasi.
2.Pencatatan Informasi.
3.Penyusunan Informasi.
4.Pemberian Informasi.
5.Perawatan Aktiva.
Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu :
Memberikan
semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di
mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
• Membantu perusahaan memelihara persaingan.
• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
• Membuat catatan dengan biaya minimal
Program
keahlian Administrasi Perkantoran termasuk salah satu dari bidang
keahlian Bisnis dan manajemen. Jabatan tamatan program keahlian
administrasi perkantoran adalah sekretaris yunior, dalam lingkup
sekretaris.
Tujuan program keahlian administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:
• Menerapkan
dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis
dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
• Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
• Menerapkan
dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,
mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.
• Menerapkan
dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai
standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
• Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.
• Menerapkan
dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga
segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.
C. MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN
merupakan
bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang
administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif
dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.
Pengertian menurut para ahli :
• George R. Terry
Manajemen
perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan
pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
• William Leffingwell & Edwin Robinson
Manajemen
Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih
dahulu.
• Millis Geoffrey
Manajemen
kantor adalah seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana
yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.
Dengan
demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun),
mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan
(melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan
mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh
rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office
work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:
• Mengetik (typing)
• Menghitung (calculating)
• Memeriksa (checking)
• Menyimpan warkat/arsip (filing)
• Menelepon (telephoning)
• Menggandakan (duplicating)
• Mengirim surat (mailing)
• Dan kegiatan lain.
D. ASPEK-ASPEK MANAJEMEN PERKANTORAN
Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:
• Manajemen dan pengarahan
• Tata laksana/penyelenggaraan
• Pelaksana secara efisien
• Manajemen
• Pengawasan
• Pengendalian dan pengawasan
• Pengarahan dan pengawasan
• Pengarahan
• Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :
• pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode
• Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :
• Kepegawaian perkantoran (office personel)
• Metode perkantoran (office methods)
• Perlengkapan perkantoran (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
• Biaya perkantoran (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :
• ruang perkantoran (office space)
• komunikasi (communications)
• kepegawaian kantor (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
• metode (methods)
• tata warkat (records)
• kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
E. KEGIATAN MANAJEMEN
Kegiatan manajemen administrasi antara lain :
1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
F. SASARAN KEGIATAN ADMINITRASI PERKANTORAN
Sasaran
yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan
perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan
Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya.
Seperti yang disusun oleh Charles
Libbey adalah sebagai berikut :
1. Ruang perkantoran (Office Space)
Ruang
perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran
udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas
kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor;
Perubahan-perubahan; Pemeliharaan.
2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi
meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon;
Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor;
Telegraf dan pelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman;
Pelayanan terima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian
Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian;
Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai;
Keterlambatan; persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas
ruang makan siang; Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan.
4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan
dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan
arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang;
Pemeliharaan dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan
penempatan rak; Cagak Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian
perlengkapan baru.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan
dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin
pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat;
Peralatan terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran;
Perlengkapan kebersihan;
Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan
dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas
surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan;
Penilaian perbekalan baru.
7. Metode
Metode
meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran;
Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur
pembagaan; (Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik.
8. Warkat (Records)
Warkat
meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan
surat- menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat
pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran
warkat (Disposal of records); Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan;
Praktek kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol
pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau
pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting);
Pedoman petunjuk kerja; Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis
tugas pekerjaan; Pembakuan gaji.
Namun
selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi
yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai
seni. Administrasi sebagai
ilmu
(Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan
apabila prinsip- prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk
meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara.
Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang
dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa
sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan sukses
melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori
dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia
memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman
di dalam melaksanakan tugasnya.